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Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais

A Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I.P. (FCT), enquanto entidade administrativa com uma missão de excelência na promoção da investigação científica, tecnológica e da inovação em todas as áreas do conhecimento, está comprometida com o respeito pelos princípios da proteção de dados e com o reforço da proteção jurídica das pessoas titulares de dados pessoais.

Neste compromisso, integra-se também a preocupação com a acessibilidade da informação, promovendo uma comunicação clara, inclusiva e compreensível a todas as pessoas, independentemente das suas características individuais ou condições de acesso.

No contexto do Encontro Ciência 2025, realizado pela FCT e a Universidade NOVA de Lisboa (NOVA), as entidades garantem a privacidade e a proteção dos dados pessoais, de acordo com as melhores práticas e a legislação aplicável, incluindo o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). Este compromisso abrange os dados recolhidos através do acesso e utilização do website oficial do evento — acessível em https://encontrociencia.pt — e da aplicação móvel — disponível em https://app.encontrociencia.pt —, ambos centrados na divulgação do Encontro Ciência 2025 e no apoio ao processo de inscrição das pessoas participantes.

Neste contexto, a presente Política de Privacidade tem como objetivo informar, de forma acessível e transparente, sobre:

  • A forma como a FCT e a NOVA tratam os dados pessoais recolhidos;
  • A finalidade desses tratamentos;
  • As categorias de pessoas titulares de dados;
  • Os tipos de dados tratados e com quem podem ser partilhados;
  • Os prazos de conservação dos dados;
  • E as formas de contacto disponíveis para que todas as pessoas utilizadoras possam conhecer e exercer os seus direitos.

Responsáveis Conjuntos pelo Tratamento de Dados

A Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I.P. (FCT) e a Universidade NOVA de Lisboa (NOVA) partilham a responsabilidade conjunta pelo tratamento dos dados pessoais no âmbito do Encontro Ciência 2025, com base num acordo que define as respetivas responsabilidades. 

A sede da FCT localiza-se na Av. D. Carlos I, 126, 1249-074 Lisboa. Para qualquer questão, está disponível o contacto telefónico: +351 21 392 4300.

A NOVA, pessoa coletiva n.º 501559094, tem sede em Campus de Campolide, 1099-085 Lisboa. Para qualquer questão, está disponível o contacto telefónico: +351 210 496 457.

Encarregados da Proteção de Dados

Os responsáveis conjuntos pelo tratamento designaram os seguintes Encarregados da Proteção de Dados (EPD), que podem ser contactados diretamente através dos endereços eletrónicos abaixo:

Para o esclarecimento de dúvidas ou para o exercício de direitos relacionados com o tratamento de dados pessoais no âmbito desta Política de Privacidade, os titulares dos dados devem contactar a EPD da FCT.

Formas de Recolha dos Dados Pessoais

No âmbito do Encontro Ciência 2025, os dados pessoais podem ser recolhidos por via direta ou indireta:

Dados fornecidos diretamente pela pessoa titular:

  • Durante a inscrição no evento, através do formulário online, são solicitadas informações como nome, contacto e dados adicionais relevantes;
  • Durante o registo no website e na aplicação móvel, mediante preenchimento voluntário de campos como nome, endereço de e-mail e número de telefone;
  • Durante o acesso físico às instalações da Nova SBE (Campus de Carcavelos), com recolha de dados como nome e contacto, assegurando a segurança e o controlo de acesso;
  • Nos serviços de alimentação (catering), conforme o programa do evento, com recolha de preferências alimentares ou restrições dietéticas;
  • Durante a navegação no website e na aplicação móvel, podem ser recolhidos dados como endereço IP, histórico de navegação e preferências de uso, para melhorar a experiência de utilização;
  • Na captação de imagem e som durante o evento, incluindo fotografias, vídeos, entrevistas e registos de áudio, para fins de documentação e divulgação institucional;
  • Na gravação das sessões plenárias para transmissão em direto (streaming), podendo incluir imagem e voz das pessoas participantes.

Dados fornecidos através de terceiros:

  • Durante a inscrição realizada por entidades aderentes, com recolha de dados de pessoas representantes e outras participantes;
  • Através de entidades parceiras, no âmbito de protocolos de colaboração, que podem recolher ou aceder a imagens, vídeos e registos de áudio captados no evento;
  • Nas gravações das sessões plenárias, utilizadas para streaming, podendo incluir a presença de pessoas identificáveis.

Categorias de Pessoas Titulares de Dados

A recolha de dados pode abranger as seguintes categorias de pessoas:

  • Membros de entidades parceiras (representantes legais, pontos de contacto, responsáveis pela comunicação e marketing, dirigentes, colaboradoras/es e prestadoras/es de serviços);
  • Membros de entidades aderentes (representantes e outras pessoas inscritas);
  • Pessoas registadas no website e na aplicação móvel;
  • Pessoas participantes inscritas no evento;
  • Oradoras e oradores;
  • Terceiras pessoas representadas em expositores e patrocinadoras/es;
  • Voluntárias/os;
  • Profissionais da comunicação social (jornalistas).

Categorias de Dados Pessoais Tratados

Os dados pessoais recolhidos pertencem às seguintes categorias:

  • Identificação civil: nome completo e apelido;
  • Informações de contacto: e-mails pessoais, profissionais ou institucionais;
  • Dados académicos e profissionais: função, cargo ou atividade desempenhada no contexto institucional ou profissional;
  • Dados de navegação e rastreamento: endereço IP, identificadores únicos, registos de segurança, cookies de sessão e uso;
  • Informações de autenticação: nome de utilizador/a, senha e perfis digitais associados;
  • Dados físicos: imagem e voz captadas durante o evento, em fotografias, vídeos ou registos de som.

Utilização das Imagens e Registos

As imagens e gravações de voz das pessoas participantes poderão ser utilizadas exclusivamente para fins de promoção e divulgação institucional do Encontro Ciência 2025, em canais digitais e redes sociais geridos pela FCT. A utilização respeitará os princípios da proporcionalidade, da finalidade e da transparência, assegurando o direito à informação e à objeção, nos termos da legislação em vigor.

Cookies e Tecnologias de Rastreio

O website e a aplicação móvel do Encontro Ciência 2025 poderão utilizar cookies e tecnologias semelhantes para melhorar a experiência das pessoas utilizadoras. Serão apenas utilizados cookies essenciais por defeito, sendo que quaisquer cookies analíticos, funcionais ou de terceiros exigirão consentimento explícito da pessoa utilizadora. Para mais informações, consulte a Política de Cookies do Encontro Ciência 2025.

Finalidades do Tratamento de Dados Pessoais

Os dados pessoais recolhidos e tratados no contexto do Encontro Ciência 2025 têm como finalidade principal a gestão da comunicação institucional e eventos, assegurando a inscrição, participação, segurança, acessibilidade e acompanhamento das atividades associadas.

Adicionalmente, os dados poderão ser utilizados para efeitos de divulgação pública e institucional, bem como para fins estatísticos, sendo para tal efeito anonimizados de forma irreversível, de modo a não permitirem a identificação direta ou indireta das pessoas titulares.

Fundamentos de Licitude do Tratamento

O tratamento dos dados pessoais no âmbito do Encontro Ciência 2025 obedece aos princípios da licitude, lealdade, transparência, e da limitação da conservação, conforme previsto no Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). O tratamento é considerado lícito com base nos seguintes fundamentos:

  • Artigo 6.º, alíneas e) e c) do RGPD – O tratamento é necessário:
    • Para o exercício de funções de interesse público, e;
    • Para o cumprimento de obrigações legais a que a FCT está sujeita, nomeadamente a missão de “promover a cultura científica e tecnológica e a difusão e divulgação do conhecimento científico e técnico”, conforme estipulado no artigo 3.º, n.º 2, alínea g) do Decreto-Lei n.º 55/2013, de 17 de abril.
  • Artigo 6.º, alínea f) do RGPD – No que respeita aos dados de imagem e voz das pessoas participantes, o respetivo tratamento é considerado necessário para a prossecução de interesses legítimos da FCT e da NOVA, nomeadamente a divulgação do Encontro Ciência 2025 através de suportes digitais, como fotografias, vídeos e registos de áudio, bem como nas redes sociais e canais institucionais da Fundação.

O interesse legítimo visa:

  • Reforçar o alcance e a visibilidade pública do Encontro Ciência 2025;
  • Facilitar o acesso de um público mais alargado aos conteúdos, momentos e partilhas vivenciados durante o evento;
  • Promover a interação e o envolvimento entre as pessoas participantes e a comunidade científica, contribuindo para uma cultura de ciência aberta, inclusiva e acessível a todas as pessoas.

Caso se verifique o tratamento de dados de categoria especial (sensíveis), como preferências alimentares ou restrições dietéticas, o mesmo será realizado com base no consentimento explícito da pessoa titular, nos termos do artigo 9.º, n.º 2, alínea a) do RGPD, e exclusivamente para efeitos de planeamento logístico e de segurança alimentar durante o evento.

Quando o tratamento se baseia no consentimento, a pessoa titular tem o direito de o retirar a qualquer momento, sem que tal comprometa a licitude do tratamento realizado até essa data.

Direitos das Pessoas Titulares de Dados Pessoais

As pessoas titulares de dados pessoais têm o direito de, nos termos da lei, com as respetivas limitações, exercer os seguintes direitos junto da FCT:

  • Direito de acesso – Saber se os seus dados estão a ser tratados e obter informação sobre esse tratamento.
  • Direito de retificação – Corrigir dados incorretos ou completar dados incompletos.
  • Direito ao apagamento – Solicitar a eliminação dos dados em determinadas situações.
  • Direito à limitação do tratamento – Restringir o tratamento dos dados em determinadas situações.
  • Direito à portabilidade – Receber os seus dados em formato digital estruturado e/ou solicitar a transferência direta para outro responsável pelo tratamento.
  • Direito de oposição – Opor-se ao tratamento dos seus dados, por motivos relacionados com a sua situação pessoal, incluindo para efeitos de perfis.
  • Direito de reclamação – Apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) através de www.cnpd.pt, caso considere que os seus direitos estão a ser violados.

A FCT compromete-se a responder aos pedidos relacionados com o exercício dos direitos das pessoas titulares no prazo máximo de 30 dias, de acordo com o artigo 12.º do RGPD, salvo nos casos legalmente previstos que justifiquem prorrogação.

Subcontratação e Segurança

 Os dados pessoais poderão ser partilhados com terceiros que prestam serviços essenciais à organização dos nossos eventos, incluindo fornecedores de tecnologia, logística e gestão de espaços, serviços de catering, segurança e captação de imagem e som.

Todos os destinatários apenas tratam os dados conforme instruções nossas, estando vinculados a obrigações de confidencialidade e segurança, nos termos do RGPD.

A FCT e a NOVA aplicam normas rigorosas de segurança, como encriptação, anonimização e controlo de acessos, para assegurar a confidencialidade e integridade dos dados pessoais.

Transferência Internacional

Os dados não são transferidos para fora de Portugal.

Conservação dos Dados Pessoais

Os dados pessoais recolhidos no âmbito do Encontro Ciência 2025 serão conservados apenas pelo tempo estritamente necessário à prossecução das finalidades que justificam o seu tratamento, em conformidade com os prazos legalmente aplicáveis. Decorrido esse prazo, os dados serão eliminados ou anonimizados de forma segura, assegurando a confidencialidade, integridade e os direitos das pessoas titulares.

Em particular, os dados pessoais tratados para efeitos de inscrição no evento serão conservados pela NOVA pelo prazo de 1 (um) ano após a conclusão do evento. No que respeita à FCT, os titulares dos dados poderão solicitar esclarecimentos adicionais relativamente às finalidades e respetivos prazos ou critérios de conservação.

Notificação e Reclamação

Para questões ou reclamações, pode contactar a FCT através da Página de Contactos da FCT (https://www.fct.pt/contactos) ou diretamente a Comissão Nacional de Proteção de Dados – CNPD (https://www.cnpd.pt).

Atualizações à Política de Privacidade

Esta política poderá ser atualizada. Consulte regularmente a Política de Privacidade atualizada no site do Encontro Ciência 2025 (https://encontrociencia.pt). As alterações entram em vigor na data da sua publicação online.

Acessibilidade Digital

Esta política foi atualizada para melhorar a acessibilidade digital, com foco na estruturação da informação e uso de links descritivos. Seguindo as diretrizes da AMA e o Critério de Sucesso 2.4.4 das WCAG 2.0 (https://www.w3.org/TR/UNDERSTANDING-WCAG20/navigation-mechanisms-refs.html), garantindo que as hiperligações indicam claramente o seu destino, beneficiando todas as pessoas utilizadoras, inclusive quem utiliza tecnologias de apoio.